営業事務の仕事内容や必要なスキルについて紹介します

営業事務は事務の仕事の中で、とてもやりがいがある仕事です。

大変なところもありますが、身に付くスキルも沢山あります。

今日は、そんな営業事務について詳しく話したいと思います。

営業事務の仕事内容

まず、営業事務の仕事をみていきましょう。

ざっくりこの五つの仕事がメインです。

商品発注

営業担当者から頼まれた商品を取引先から仕入れます。

見積もりを複数社からとり、価格や内容を比較し、発注書を送付します。

テキパキと発注するスピードとミスをしない正確さ、起こりうることを想定して先回りして対処する力が大事です。

商品受注

取引先から依頼を受けて商品を準備します。

下請け会社と上位会社の間に挟まれます。

調整役は少し大変です。

見積書作成

営業担当や取引先から依頼を受け、見積もりを作成します。

急に仕事を頼まれることも多いです。

在庫管理

毎月商品の在庫チェック、期末には棚卸しの作業があります。

在庫と帳簿上の数が合わない場合は、伝票や発注履歴を確認し、原因を突き詰める作業が必要になります。

売掛金や買掛金の把握

会社によってはこの作業は経理担当の場合もあるかもしれません。

出すべき請求書をきちんと出したか、支払う買掛金の請求書は全て揃っているかを確認する必要があります。

請求書が未着の場合は催促して書類を集めます。

この作業は、資金繰りの把握のためにもとても大事な作業です。

また、商品をキャンセルしたのに間違って請求されていることもたまにあるので、請求書の整合性もきちんとチェックする必要があります。

営業事務に求められるスキル

ざっくり仕事内容についてお話ししました。

次は営業事務に求められるスキル・鍛えられるスキルについてお話しします。

もし、営業事務を志望する場合は、以下のことを自分の強みとして自己PRできるとグッと企業が求める人に近づくことができるでしょう。

正確性

営業事務は正確性が求められます。

・品名がややこしい場合がある
商品の型名を一文字間違えるだけで全く別の製品が届きますので注意が必要です。

・金額や個数を間違えると大惨事
うっかり商品の単価や個数を間違えて発注すると大変なことになります。

要注意です。

・商品変更やキャンセルも多い
やっぱりこの型式にしたい、個数を変えたい、キャンセルしたいと言われることが多々あります。

その都度間違えないように適切に対応しなくてはなりません。

スピード

正確性が大事だと言いましたが、それと同じくらい大事なのがスピードです。

大量の案件や個数の発注を頼まれる場合があります。

また、取引先の締切も考慮する必要があります。

取引先により、翌日着希望の場合は前日の午前中までに発注されたものしか手配できない等制約があります。

したがって、ミスなく素早く作業する必要が有ります。

また、「明後日までにこの商品欲しいんだけど」など営業から急に無茶振りされることがあります。

その際も急いで、発注をかけないといけません。

コミュニケーションスキル

人と人の間に挟まれる立場なのでコミュニケーションスキルが求められます。

例を挙げると、営業マンと発注企業の間です。

営業マンがやっぱ商品をキャンセルしたい！と言えば、取引先にやっぱキャンセルで！と連絡しないといけません。

また、上位会社と下請け会社の間にも挟まれます。

上位会社から●●日までに商品欲しいですと言われれば、下請け会社にいつまでに届きますか？と確認をとる必要があります。

「商品をやっぱり違うのに変えたい。やっぱりキャンセルしたい。」など頼まれることはよくある話です。

なので、日頃からお願いしやすい状況を作ると言いますか、良好な関係を築くコミュニケーションスキルが大事になってきます。

調査力（分析力）

上の三つに比べると、やや重要度が下がりますが、調査力も必要となるでしょう。

複数の企業から見積もりをもらったり、ネットで同じ商品を調べたりし、一番安いところはどこかと調べる力が重要です。

営業事務としては、会社にとって利益となるように、できるだけ安いところから仕入れるという精神が大事になってきます。

以上、四つのスキルについてお話しさせてもらいました。

必要になるということは、これらのスキルを鍛える機会が多いということです。

大変ですが、得られるものも多いということがわかるのではないかなと思います。

営業事務の仕事内容と必要なスキルまとめ

以上、営業事務の仕事内容や必要なスキル、得られるスキルについて紹介しました。

この記事で少しでも営業事務で働くイメージが湧いたら嬉しいです。